Services

All services of the event service at a glance

Here members of the Humboldt University of Berlin can find further information on the implementation of events. Please contact us at any time for a non-binding offer. If you would like advice on planning your event, you can also arrange a personal consultation appointment via our appointment calendar.

FAQ | E-Projects

General Questions

Do I have to work with HI for my conference?

a.    Yes, if you want to collect participation fees or sponsorship money. 
b.    Yes, if you are cooperating with an association and they are the organizer.

Which services does HI provide for me?

a.    We manage your external funds in trust on behalf of HU.
b.    We support you in organizing your event. 

Does HI also manage other funds within the scope of my conference?

a.   No. If you wish to contribute budgetary resources, you must submit these invoices directly to HU to be paid from your PSP-Element. The management of third-party funds is organized by SZF. However, these funds must be listed for information purposes in the financing plan.

Is my event internal or external to HU?

a.    This is a question of separate accounting, HU department VIII will handle these matters. The following questions are important for the classification:

1. Who is the organizer?
   (Generally, it can be assumed that the person who is responsible for the content and organization of the event, or who commissions this, and who also bears financial and legal responsibility, should be designated as the organizer. However, it is also crucial that the organizer is clearly identifiable in external communications.)

   1a. Is HU responsible for the content of the event?

   1b. Is HU responsible for the organizational planning and administrative handling of the event?

2. What kind of event is it?
   (Title of the event, type of event: scientific/cultural/educational/student-oriented, etc.)
3. Who is the event intended for?
   (Which participants is the event aimed at? The decisive factor here is whether and to what extent the participants are also members of HU, i.e. primarily students and employees: employees / students / scientists / the general public / ...)
4. What type of funds are available?
   (Budget funds (PSP-Element)/ public third-party funds (DFG, BMBF) / other (participation fees, sponsorship, etc.))
5. How will the event be financed?
   (Internally at HU, i.e. via an OKZ or a HU project, or externally via another institution, an association, an event service provider, or in another way)

6. Will a supporting program be part of the conference?
   (e.g. catering, conference dinner, boat trip, etc.)

   b.     Please inform HI of the classification. 
    

How far in advance I give notice of my event?

a.    This depends on the scope of the event and can be addressed anywhere from a few months to several years in advance. If you inform us of the conference less than three months before the start, it is usually no longer possible to implement the registration site for this event in time.

Can I waive the hospitality and procurement guidelines by collaborating with HI?

a.    When working with HI, you are still bound by the hospitality guidelines and state       budget regulations. 
b.    The hospitality and procurement regulations apply to costs covered by participation fees or sponsorship income. You must obtain three comparative quotes; a tender is not necessary, including for costs exceeding €10.000.  

What is the allowance within the hospitality guidelines?

a.    €11 per person per day for refreshments during breaks.
b.    €32 per person per day for lunch or dinner if the event lasts longer than 5 hours on that day and the meal does not take place at the beginning or end of the day and, for organizational reasons, no break of more than 60 minutes can be granted for self-catering. 
c.    The costs can be accumulated: €43 for a full day.

My costs exceed the hospitality guidelines and I would like to offer a conference dinner. 

a.    The conference dinner and the portion exceeding the hospitality guidelines are included in the VAT-liable supporting program. 

Who approves my financing plan and what is required for this?

a.    The financing plan is reviewed and approved by Department VIII. This requires a surplus of at least 10% as a buffer for unexpected expenses.

Who is required to sign the contracts?

a.    Contracts between HI and HU are signed by you as project manager and additionally by the management of your faculty. 
b.    You can sign contracts with service providers once it has been clarified that the costs will be covered by the event budget. Please submit the offers to us for review and filing.   

 I am cooperating with an association / society. Can they participate in surpluses or deficits?

a.    This does not comply with the standard. Individual additional contracts would have to be drawn up for this purpose. Please contact us in good time, as the preparation of such a contract can take several months and will delay further planning accordingly.

Financing Plan

I don't understand the financing plan template. Can I send you the figures in a different format?

a.    We will help you use the financing plan, also via Zoom call if you wish. If you send us income/expense lists in a different format, these will have to be transferred to the template. This can take some time, as these lists are usually insufficient from a tax perspective.

Why is an overhead charge calculated?

a.    The overhead charge covers certain event-related services HI offers. Although HI is a wholly owned subsidiary of HU, it is legally a limited liability company (GmbH) that must be financially independent.

What services are covered by the overhead charge?

• Financial planning and support regarding budget, tax, and subsidy law.
o    Please note: we cannot provide comprehensive legal or tax advice!
•    Preparation of calculations (financing plan) and ongoing budget controlling
•    Opening of a project account
•    Posting of all income and expenses up to the amount of funds received
•    Management in accordance with university regulations
•    Settlement of income and expenses and balances with the university
•    Preparation of receipts, including for tax purposes

How high is the overhead on funds received?

1. The overhead is currently 15%. This is well below the level that the institutes would charge if they were able to collect the funds. 

Our budget is limited. Can the overhead be reduced?

a.    No, the overhead is a contractually fixed rate. For small events (total revenue under €10,000), the co-financing fund can provide support.

Are scientific expenses exempt from VAT?

a.    Invoices for all services must always be paid plus VAT. Please enter the gross costs in the financing plan. 
b.    The sales tax exemption applies to the income side. 

How do I benefit from the sales tax exemption for the scientific part?

a.    Tickets for participants in the scientific part of the event are exempt from sales tax. This means that you can offer your tickets at a lower price because a lower taxable portion leaves you with more money to cover your costs. Please note that for incoming invoices with VAT, the gross amount is paid. The sales tax exemption applies to the participation fees used to cover costs.

Who obtains quotes from service providers for my event?

a.    You are welcome to do this yourself, as you know your needs best. If you leave it to HI to obtain quotes, we will calculate a margin of 15% on the invoiced sum.

Does the margin also apply if we only submit the invoices to you for payment?

a.    If you take care of the arrangements with the service providers and submit the invoices to HI for payment from your event budget, this margin does not apply.

Registration of Participants

Am I free to choose the tool for participation registration?

a.    No, we work with Converia. Other registration tools cannot be used.

Can I also use Converia to submit abstracts?

a.    Yes, this is possible.

How much does it cost to use the tool and what other services does it offer?

Click here to download

I am not familiar with Converia. How do I use the tool?

a.    The Converia team will take care of the basic setup. You will then receive backend access that you can use to work with the tool. If you have any questions, you can first consult the Converia manual and then ask us or our project manager at Converia for help.   

Can the registration tool be used immediately?

a.    No, the process first requires the drafting and HU approval of a financing plan, as well as the conclusion of a contract, before the tool can be set up.

How long does it take before registration can begin?

a.    That depends on the scope of your event and your input in creating your financing plan. Once the plan has been approved, it takes an average of about two weeks before participants can register.

How do I calculate the participation fees?

a.    Have there been previous iterations of this event, then you can use the costs incurred there as a guide. Consider both the venue of previous events and inflation-related price increases. 
b.    If you have a maximum price range, enter these and plan your costs accordingly. This may lead to you foregoing costly extras and help you to focus on the essential aspects.
c.    If you have a clear picture of your event, start planning from the expenses and set the participation fees accordingly. 

Can I apply a tiered pricing system?

a.    It makes sense to offer a reduced price for students in addition to the regular participation fee. If you cooperate with an association, you can apply a fee for members. These participants can upload verification documents.  
b.    In addition, you can set early bird and late periods; the later the registration, the higher the cost, this may help encourage early registration and thus increase planning security. 

What do I need to consider regarding payment methods and cancellation deadlines?

a.    Bank transfer, credit card payment (no American Express), and Google Pay / Apple Pay are available. It is recommended to close bank transfers two weeks before the event, otherwise the payment deadline will be after the event.
b.    Refunds or rebookings are always subject to a fee of €30. You should therefore always estimate cancellation fees of at least €30.

Sponsoring

Ich möchte Sponsoren einwerben, was muss ich tun?

1. Sie suchen und kontaktieren potenzielle Sponsoren. Es bietet sich an, gestaffelte Pakete zu schnüren, die Sie anbieten können.
2. Wenn Sie Sponsoringpartner gefunden haben, dann lassen Sie uns deren Kontakt zukommen (Rechnungs- und Vertragsadressen, vertretende Person seitens des Sponsors) und die abgesprochenen Leistungen und Gegenleistungen. Wir lassen den Fall steuerlich prüfen und übernehmen die Vertragserstellung und Rechnungsstellung.

Was kann ein Sponsor beisteuern?

1. Geldsponsoring: Der Sponsor sagt Ihnen eine Geldsumme zu, die wir in Rechnung stellen.
2. Sachsponsoring: Der Sponsor möchte Ihnen Gegenstände zukommen lassen. Für den Vertrag ist der Gegenwert der zur Verfügung gestellten Artikel nötig!

Was ist der Unterschied zwischen aktivem und passivem Sponsoring?

Passives Sponsoring ist umsatzsteuerbefreit, aktives umsatzsteuerpflichtig, relevant ist die Gegenleistung der HU. Beachten Sie das bei der Festlegung der Sponsoringsummen.

1. Passiv: nicht-hervorgehobene Nennung des Sponsors, keine Verlinkung auf der Website, keine Flyer
2. Aktiv: aktive Bewerbung des Sponsors, inkl.  Informationsstand möglich

Ich möchte meinen Sponsoren Stände zur Verfügung stellen / ich möchte, dass Verlage auf der Konferenz ausstellen.

1. Für jeden Stand fällt Standmiete an die HU an, diese kann vom Standnehmer/Sponsor oder aus dem Veranstaltungsbudget getragen werden.
2. Die Höhe differiert nach Standort und ist von der Größe des Standes abhängig.

• Campus Mitte: 85€ pro Tag und Stand bis zu 10qm
• Campus Nord: 80€ pro Tag und Stand bis zu 10qm
• Campus Adlershof: 75€ pro Tag und Stand bis zu 10qm

Dürfen Verlage an ihren Ständen Bücher verkaufen? 

Ja, wenn die HU an der Werbe- und Verkaufsleistung nicht beteiligt ist und an keiner Stelle darauf hinweist. 

Personal

Ich brauche Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, kann ich über die HI Helping Hands einstellen lassen?

1. Ja, wir können SHKs oder Minijobber für Sie einstellen, nicht aber für Sie ausschreiben. Haben Sie Personen gefunden, können wir diese für Sie anstellen.
2. Wenn Sie einige Personen anstellen lassen möchten, dann benötigen wir die Informationen dafür mit ausreichend Vorlauf. 

Wie läuft die Einstellung ab?

Sie sagen uns, wie viele Personen Sie über welche Zeiträume anstellen möchten, sodass die Kosten im Finanzierungsplan aufgenommen werden können. Wir kündigen der Personalabteilung die anstehenden Einstellungen an, danach können Sie die ausgefüllten und unterschriebenen Personalbögen einschicken. 

Abrechnung

Wie können Kosten aus dem Veranstaltungsbudget bezahlt werden?

1. Sie reichen uns die Rechnung ein und wir bezahlen diese von den Geldern auf Ihrem Projektkonto. Wenn Leistungen bezahlt werden müssen, bevor Gelder vereinnahmt wurden, dann können wir in Vorleistung gehen.
2. Sie haben privat Ausgaben für die Veranstaltung getätigt und möchten sich diese erstatten lassen? Dafür benötigen wir die entsprechende Rechnung und den ausgefüllten und unterschriebenen Erstattungsantrag (mit vollständigen Personen- und Kontodaten, Ihre HU-Personalnummer können wir nicht nutzen). Beachten Sie, dass die Originalrechnungen auf die HU adressiert sein müssen. Wenn Sie keine Rechnungen, sondern nur Belege haben, dann dürfen die Kosten den Rahmen von Kleinstbeträgen (250€ brutto) nicht übersteigen.
3. Pfand wird nicht erstattet und muss aus der Erstattungssumme herausgerechnet werden.

An wen müssen die Rechnungen adressiert sein?

1. Bitte lassen Sie auf alle Rechnungen die Rechnungsadresse der HU angeben.
   Humboldt-Universität zu Berlin
   Unter den Linden 6
   10099 Berlin
2. Sie können alternativ die Rechnungsadresse Ihres Instituts verwenden.
3. Nutzen Sie nicht die Rechnungsadresse der HI!

Ich habe Bestellungen HU-intern ausgelöst und die Kosten über ein PSP-Element bezahlt. Kann ich diese Kosten aus dem Projektkonto erstatten lassen?

Nein, es ist nicht möglich, das Geld an das entsprechende PSP-Element zu erstatten. 

Was passiert mit den erwirtschafteten Überschüssen und möglichen Defiziten?

1. Überschüsse werden an Ihr S1- oder S5-PSP-Element übertragen.
2. Sollte nach Ausschöpfung aller Budgets ein Defizit verbleiben, wird dieses Ihrem S1- oder S5-PSP-Element in Rechnung gestellt.

Kann ich auch ein anderes Konto für meine Überschüsse verwenden?

Nein, das ist nicht möglich. Die Gelder können ausschließlich an S1- oder S5-PSP-Elemente übertragen werden. 

Kann ich auch ein anderes Konto nutzen, um das Defizit auszugleichen?

1. Grundsätzlich können Sie Ihr Defizit nicht aus einem anderen Konto begleichen, da die Gelder einer Zweckbindung unterliegen, die nicht eingehalten werden kann, weil sich das Gesamtdefizit aus Kosten diverser Bereiche zusammensetzen kann.
2. Wenn Sie Ihrer Veranstaltung Haushaltsmittel beisteuern wollen, denen Sie zunächst keine konkrete Ausgabe zuordnen konnten, Sie also die Kosten nicht direkt über die HU abgerechnet haben, können wir Ihnen eine Rechnung zur Bezahlung aus dem Konto stellen. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass die Mittel für den Zweck freigegeben sind.

Wann steht mir der erwirtschaftete Überschuss zur Verausgabung zur Verfügung?

Im Sommer des Folgejahres werden die Salden von der HI an die HU übertragen. Sie erhalten Ihr Geld zum darauffolgenden Jahresbeginn, sodass Sie ein ganzes Jahr zur Verausgabung haben. Es kann sein, dass die Gelder in mehreren Tranchen ausgeschüttet werden.