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All services of the event service at a glance

Here members of the Humboldt University of Berlin can find further information on the implementation of events. Please contact us at any time for a non-binding offer. If you would like advice on planning your event, you can also arrange a personal consultation appointment via our appointment calendar.

FAQ | Fragen und Antworten zu E-Projekten

Allgemeine Fragen

Muss ich für meinen Kongress mit der HI zusammenarbeiten?

1. Ja, wenn Sie Teilnahmeentgelte oder Sponsorengelder vereinnahmen möchten.
2. Ja, wenn Sie mit einer Fachgesellschaft kooperieren und diese Veranstalterin ist. 

Welche Aufgaben übernimmt die HI für mich?

1. Wir vereinnahmen externe Gelder und verwalten diese treuhänderisch für die HU.
2. Wir unterstützen Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung. 

Übernimmt die HI auch die Bewirtschaftung anderer Gelder im Rahmen meiner Konferenz? 

Nein. Wenn Sie Haushaltmittel beisteuern möchten, dann müssen Sie die Kosten direkt über das entsprechende Konto begleichen. Die Bewirtschaftung von Drittmitteln wird über das SZF organisiert. Diese Geldmittel müssen jedoch nachrichtlich im Finanzierungsplan aufgeführt werden.

Ist meine Veranstaltung HU-intern oder HU-extern?

Diese Frage wird Ihnen von der Stelle Trennungsrechnung beantwortet. Folgender Fragenkatalog ist für diese Einordnung wichtig:

1. Wer ist der Veranstalter?
   (In der Regel ist davon auszugehen, dass derjenige, der die inhaltlich-fachliche Ausgestaltung, die Organisation übernimmt oder beauftragt und außerdem die finanzielle und rechtliche Verantwortung trägt, als Veranstalter bestimmt werden sollte. Entscheidend ist hierbei jedoch auch, dass der Veranstalter auch in der Außenkommunikation deutlich erkennbar in Erscheinung tritt.)

   a. Verantwortet die HU die inhaltliche Ausgestaltung der Veranstaltung?

   b. Verantwortet die HU die organisatorische Planung sowie die administrative Abwicklung der Veranstaltung?

    

2. Um was für eine Veranstaltung handelt es sich?
   (Titel der Veranstaltung, Typ der Veranstaltung: wissenschaftlich / kulturell / weiterbildend / studentisch ...)

    

3. An wen richtet sich die Veranstaltung?
   (An welche Teilnehmer:innen richtet sich die Veranstaltung? Entscheidend ist hier, ob und inwieweit die Teilnehmer:innen auch Mitglieder der HU, d.h. im Wesentlichen Studierende und Beschäftigte, sind: Beschäftigte / Studierende / Wissenschaftler:innen / Öffentlichkeit / ...)

    

4. Wie wird die Veranstaltung finanziert?
   (Haushaltsmittel / öffentliche Drittmittel (DFG, BMBF) / andere (Teilnehmerentgelte, Sponsoring, usw.)

    

5.  Wie erfolgt die finanzielle Abwicklung?
   (HU-intern, also über eine OKZ oder ein HU-Projekt, oder extern über eine andere Institution, einen Veranstaltungsdienstleister oder auf andere Art und Weise)

    

6. Werden nicht-wissenschaftliche Nebenleistungen angeboten?
   (z.B. Catering, Rahmenprogramm, usw.) 

 

Bitte informieren Sie uns über die Einordnung. 

Wie weit im Voraus muss ich meine Veranstaltung anmelden?

Das hängt von der Größe der Veranstaltung ab und kann von einigen Monaten bis zu mehreren Jahren im Voraus angegangen werden. Wenn Sie uns weniger als drei Monate vor Tagungsbeginn über die Veranstaltung informieren, ist es im Regelfall nicht mehr möglich, diese Veranstaltung ordnungsgemäß umzusetzen. 

Kann ich durch die Zusammenarbeit mit der HI auf die Bewirtungs- und Vergaberichtlinien verzichten?

1. Sie sind auch bei Zusammenarbeit mit der HI an die Bewirtungsrichtlinien und die Landeshaushaltsordnung gebunden.
2. Für Kosten, die aus Teilnahmeentgelten oder Sponsoringeinnahmen getragen werden, gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Sie müssen drei Vergleichsangebote einholen, eine Ausschreibung ist auch bei Kosten über 10.000€ nicht nötig. 

Wie hoch ist der Freibetrag innerhalb der Bewirtungsrichtlinien?

1. 11€ pro Person und Tag für Pausenverpflegung
2. 32€ pro Person und Tag für Lunch oder Dinner,wenn die Veranstaltung an dem Tag länger als 5h dauert und das Essen nicht zu Beginn oder am Ende des Tages stattfindet und aus organisatorischen Gründen keine Pause über 60 Minuten zur Selbstverpflegung gewährt werden kann.
3. Die Kosten können akkumuliert werden: ganztags 43€.

Meine Kosten übersteigen die Bewirtungsrichtlinien und ich möchte ein Konferenzdinner anbieten. 

Das Konferenzdinner und der die Bewirtungsrichtlinie überschreitende Anteil werden im umsatzsteuerpflichtigen Rahmenprogramm abgebildet. 

Wer gibt meinen Finanzierungsplan frei und was ist dafür notwendig?

Der Finanzierungsplan wird von der Abteilung VIII geprüft und freigegeben. Dafür ist ein Überschuss von mind. 10% als Puffer für unerwartete Ausgaben nötig. 

Wer muss Verträge unterzeichnen?

Verträge zwischen HI und HU werden von Ihnen als Projektleitung und weiterhin die Geschäftsführung Ihrer Fakultät unterzeichnet.

Verträge mit Dienstleistern können Sie unterschreiben, wenn die Übernahme der Kosten aus dem Veranstaltungsbudget abgeklärt ist. Bitte reichen Sie uns die Angebote zur Ansicht und Ablage ein.   

Ich kooperiere mit einer Fachgesellschaft. Kann diese an Überschüssen oder Defiziten beteiligt werden?

Das entspricht nicht dem Standard. Hierfür müssten individuell zusätzliche Verträge erstellt werden. Sprechen Sie uns bitte rechtzeitig darauf an, die Erstellung eines solchen Vertrags kann einige Monate dauern und verzögert die weitere Planung entsprechend.

Finanzierungsplan

Ich verstehe die Finanzierungsplanvorlage nicht. Kann ich Ihnen die Zahlen anders schicken?

Wir helfen Ihnen bei der Nutzung des Finanzierungsplans, gerne auch in einem Zoom-Call. Wenn Sie uns Einnahmen/Ausgaben-Listen in anderer Form zuschicken, dann müssen diese in die Vorlage übertragen werden. Das kann dauern, weil diese Listen aus steuerlicher Sicht meist unzureichend sind. 

Weshalb wird ein Overhead berechnet?

Die HI ist zwar eine 100%ige Tochter der HU, aber rechtlich eine GmbH, die sich tragen muss. Der Overhead vergütet einige veranstaltungsbezogene Leistungen.

Welche Leistungen sind durch den Overhead abgedeckt?

• Finanzplanung und Unterstützung hinsichtlich Haushalts-, Steuer- und Beihilferecht.
  Achtung: wir können keine umfängliche Rechtsberatung oder Steuerberatung leisten!

• Kalkulationserstellung (Finanzierungsplan) und laufendes Budget Controlling

• Eröffnung eines Projektkontos

• Verbuchung aller Einnahmen und Ausgaben bis zur Höhe der eingenommenen Gelder

• Bewirtschaftung nach Maßgabe der Universität

• Abrechnung von Ein- und Ausgaben und Salden gegenüber der Universität

• Erstellung von Belegen, u.a. zur steuerlichen Abrechnung

Wie hoch ist der Overhead auf vereinnahmte Gelder?

Der Overhead liegt momentan bei 15%. Damit liegt er weit unter dem Niveau, das die Institute aufrufen würden, wenn sie die Gelder vereinnahmen könnten. 

Unser Budget ist begrenzt, kann der Overhead reduziert werden?

Nein, der Overhead ist ein vertraglich festgesetzter Satz. Bei kleinen Veranstaltungen (unter 10.000€ Gesamtumsatz) kann der Co-Finanzierungsfonds unterstützen. 

Muss ich auf wissenschaftliche Kosten keine Umsatzsteuer bezahlen?

1. Rechnungen für Leistungen im wissenschaftlichen Bereich (bspw. Reinigungsleistungen) müssen immer zzgl. der ausgewiesenen Umsatzsteuer bezahlt werden. Bitte tragen Sie die Kosten brutto in den Finanzierungsplan ein.
2. Die Umsatzsteuerbefreiung betrifft die Einnahmenseite. 

Wie profitiere ich von der Umsatzsteuerbefreiung des wissenschaftlichen Teils?

Für den wissenschaftlichen Veranstaltungsteil sind die Tickets für die Teilnehmenden umsatzsteuerbefreit. Das bedeutet, dass Sie Ihre Tickets günstiger anbieten können, weil bei einem geringeren steuerpflichtigen Anteil mehr Geld zur Deckung Ihrer Kosten übrigbleibt. Beachten Sie, dass bei Eingangsrechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer der Brutto-Betrag bezahlt wird. Die Umsatzsteuerbefreiung bezieht sich auf die zur Deckung verwendeten Teilnahmeentgelte.

Wer holt Angebote von Dienstleistern für meine Veranstaltung ein?

Sie können gerne selbst tätig werden, denn Sie kennen Ihre Bedarfe am besten. Wenn Sie uns die Angebotseinholung überlassen, kalkulieren wir mit einer Marge von 15% auf die Rechnungssumme. 

Findet die Marge auch Anwendung, wenn wir Ihnen die Rechnungen nur zur Bezahlung einreichen?

Wenn Sie die Absprachen mit den Dienstleistern übernehmen und der HI die Rechnungen zur Bezahlung aus Ihrem Veranstaltungsbudget einreichen, dann gilt diese Marge nicht.  

Teilnahmeregistrierung

Bin ich frei in der Wahl des Tools für die Teilnahmeregistrierung?

Nein, wir arbeiten mit Converia. Andere Registrierungstools können nicht genutzt werden.

Kann ich über Converia auch die Einreichung von Abstracts abbilden?

Ja, das ist möglich.

Wie viel kostet die Nutzung des Tools und welche weiteren Leistungen bietet es?

Click here to download

Ich kenne Converia nicht, wie nutze ich das Tool?

Die Grundeinrichtung wird durch das Converia-Team übernommen. Sie erhalten dann einen Backendzugang, mit dem Sie arbeiten können. Wenn Sie Rückfragen haben, können Sie zunächst das Converia-Manual nutzen, und weiterhin uns oder unsere Projektleiterin bei Converia um Hilfe bitten.   

Kann das Registrierungstool sofort benutzt werden?

Nein, der Ablauf sieht erst die Erstellung und HU-seitige Freigabe eines Finanzierungsplans, sowie den Abschluss eines Vertrages vor, bevor das Tool aufgesetzt werden kann

Wie lange dauert es, bis die Registrierung starten kann?

Das hängt vom Umfang Ihrer Veranstaltung und Ihrer Zuarbeit in der Erstellung Ihres Finanzierungsplans ab. Wenn der Plan freigegeben wurde, dauert es im Schnitt ca. 2 Wochen, bis Teilnehmende sich anmelden können. 

Wie berechne ich die Höhe der Teilnameentgelte?

1. Wenn es vergangene Veranstaltungen gab, können Sie sich an den dort aufgerufenen Kosten orientieren. Bedenken Sie sowohl den Veranstaltungsort der vergangenen Veranstaltungen als auch inflationsbedingte Preissteigerungen.
2. Wenn Sie ein Maximum an aufzurufenden Preisen haben, dann tragen Sie diese ein und planen Ihre Kosten entsprechend. Das kann zum Verzicht von kostspieligen Zusätzen führen und hält an, sich auf die wesentlichen Aspekte zu konzentrieren.
3. Sie haben ein genaues Bild von Ihrer Veranstaltung, dann beginnen Sie von den Ausgaben her zu planen und setzen die Höhe der Teilnahmeentgelte danach entsprechend an. 

Wie staffle ich die Teilnahmeentgelte?

1. Es bietet sich an, zur regulären Teilnahme einen reduzierten Preis für Studierende aufzurufen. Wenn Sie mit einer Fachgesellschaft kooperieren, können Sie eine Staffelung für Mitglieder ansetzten.
2. Zusätzlich können Sie Early Bird und Late Zeiträume festlegen, je später sich angemeldet wird, desto höher die Kosten, um frühzeitige Anmeldungen und dadurch Planungssicherheit zu erzielen. 

Was muss ich bezüglich der Zahlungsarten und den Stornierungsfristen beachten?

1. Es stehen Überweisung, Kreditkartenzahlung (kein American Express) und PayPal zur Verfügung. Es ist empfehlenswert, Überweisung zwei Wochen vor Veranstaltung zu schließen, weil andernfalls das Zahlungsziel hinter der Veranstaltung liegt.
2. Bei Erstattungen oder Umbuchungen fallen immer Gebühren in Höhe von 30€ an. Sie sollten also zu jeder Zeit mindestens 30€ Stornierungsgebühren veranschlagen. Darüber hinaus können Sie gerne weitere Abstufungen ansetzen. 

Sponsoring

Ich möchte Sponsoren einwerben, was muss ich tun?

1. Sie suchen und kontaktieren potenzielle Sponsoren. Es bietet sich an, gestaffelte Pakete zu schnüren, die Sie anbieten können.
2. Wenn Sie Sponsoringpartner gefunden haben, dann lassen Sie uns deren Kontakt zukommen (Rechnungs- und Vertragsadressen, vertretende Person seitens des Sponsors) und die abgesprochenen Leistungen und Gegenleistungen. Wir lassen den Fall steuerlich prüfen und übernehmen die Vertragserstellung und Rechnungsstellung.

Was kann ein Sponsor beisteuern?

1. Geldsponsoring: Der Sponsor sagt Ihnen eine Geldsumme zu, die wir in Rechnung stellen.
2. Sachsponsoring: Der Sponsor möchte Ihnen Gegenstände zukommen lassen. Für den Vertrag ist der Gegenwert der zur Verfügung gestellten Artikel nötig!

Was ist der Unterschied zwischen aktivem und passivem Sponsoring?

Passives Sponsoring ist umsatzsteuerbefreit, aktives umsatzsteuerpflichtig, relevant ist die Gegenleistung der HU. Beachten Sie das bei der Festlegung der Sponsoringsummen.

1. Passiv: nicht-hervorgehobene Nennung des Sponsors, keine Verlinkung auf der Website, keine Flyer
2. Aktiv: aktive Bewerbung des Sponsors, inkl.  Informationsstand möglich

Ich möchte meinen Sponsoren Stände zur Verfügung stellen / ich möchte, dass Verlage auf der Konferenz ausstellen.

1. Für jeden Stand fällt Standmiete an die HU an, diese kann vom Standnehmer/Sponsor oder aus dem Veranstaltungsbudget getragen werden.
2. Die Höhe differiert nach Standort und ist von der Größe des Standes abhängig.

• Campus Mitte: 85€ pro Tag und Stand bis zu 10qm
• Campus Nord: 80€ pro Tag und Stand bis zu 10qm
• Campus Adlershof: 75€ pro Tag und Stand bis zu 10qm

Dürfen Verlage an ihren Ständen Bücher verkaufen? 

Ja, wenn die HU an der Werbe- und Verkaufsleistung nicht beteiligt ist und an keiner Stelle darauf hinweist. 

Personal

Ich brauche Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, kann ich über die HI Helping Hands einstellen lassen?

1. Ja, wir können SHKs oder Minijobber für Sie einstellen, nicht aber für Sie ausschreiben. Haben Sie Personen gefunden, können wir diese für Sie anstellen.
2. Wenn Sie einige Personen anstellen lassen möchten, dann benötigen wir die Informationen dafür mit ausreichend Vorlauf. 

Wie läuft die Einstellung ab?

Sie sagen uns, wie viele Personen Sie über welche Zeiträume anstellen möchten, sodass die Kosten im Finanzierungsplan aufgenommen werden können. Wir kündigen der Personalabteilung die anstehenden Einstellungen an, danach können Sie die ausgefüllten und unterschriebenen Personalbögen einschicken. 

Abrechnung

Wie können Kosten aus dem Veranstaltungsbudget bezahlt werden?

1. Sie reichen uns die Rechnung ein und wir bezahlen diese von den Geldern auf Ihrem Projektkonto. Wenn Leistungen bezahlt werden müssen, bevor Gelder vereinnahmt wurden, dann können wir in Vorleistung gehen.
2. Sie haben privat Ausgaben für die Veranstaltung getätigt und möchten sich diese erstatten lassen? Dafür benötigen wir die entsprechende Rechnung und den ausgefüllten und unterschriebenen Erstattungsantrag (mit vollständigen Personen- und Kontodaten, Ihre HU-Personalnummer können wir nicht nutzen). Beachten Sie, dass die Originalrechnungen auf die HU adressiert sein müssen. Wenn Sie keine Rechnungen, sondern nur Belege haben, dann dürfen die Kosten den Rahmen von Kleinstbeträgen (250€ brutto) nicht übersteigen.
3. Pfand wird nicht erstattet und muss aus der Erstattungssumme herausgerechnet werden.

An wen müssen die Rechnungen adressiert sein?

1. Bitte lassen Sie auf alle Rechnungen die Rechnungsadresse der HU angeben.
   Humboldt-Universität zu Berlin
   Unter den Linden 6
   10099 Berlin
2. Sie können alternativ die Rechnungsadresse Ihres Instituts verwenden.
3. Nutzen Sie nicht die Rechnungsadresse der HI!

Ich habe Bestellungen HU-intern ausgelöst und die Kosten über ein PSP-Element bezahlt. Kann ich diese Kosten aus dem Projektkonto erstatten lassen?

Nein, es ist nicht möglich, das Geld an das entsprechende PSP-Element zu erstatten. 

Was passiert mit den erwirtschafteten Überschüssen und möglichen Defiziten?

1. Überschüsse werden an Ihr S1- oder S5-PSP-Element übertragen.
2. Sollte nach Ausschöpfung aller Budgets ein Defizit verbleiben, wird dieses Ihrem S1- oder S5-PSP-Element in Rechnung gestellt.

Kann ich auch ein anderes Konto für meine Überschüsse verwenden?

Nein, das ist nicht möglich. Die Gelder können ausschließlich an S1- oder S5-PSP-Elemente übertragen werden. 

Kann ich auch ein anderes Konto nutzen, um das Defizit auszugleichen?

1. Grundsätzlich können Sie Ihr Defizit nicht aus einem anderen Konto begleichen, da die Gelder einer Zweckbindung unterliegen, die nicht eingehalten werden kann, weil sich das Gesamtdefizit aus Kosten diverser Bereiche zusammensetzen kann.
2. Wenn Sie Ihrer Veranstaltung Haushaltsmittel beisteuern wollen, denen Sie zunächst keine konkrete Ausgabe zuordnen konnten, Sie also die Kosten nicht direkt über die HU abgerechnet haben, können wir Ihnen eine Rechnung zur Bezahlung aus dem Konto stellen. Sie müssen allerdings sicherstellen, dass die Mittel für den Zweck freigegeben sind.

Wann steht mir der erwirtschaftete Überschuss zur Verausgabung zur Verfügung?

Im Sommer des Folgejahres werden die Salden von der HI an die HU übertragen. Sie erhalten Ihr Geld zum darauffolgenden Jahresbeginn, sodass Sie ein ganzes Jahr zur Verausgabung haben. Es kann sein, dass die Gelder in mehreren Tranchen ausgeschüttet werden.