Über uns – Humboldt-Innovation
Die Humboldt‑Innovation verbindet Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft mit Angeboten in den Bereichen anwendungsnahe Forschung, wissenschaftsbasierte Startups, Weiterbildung und Transfer. Als 100%ige Tochter der Humboldt‑Universität zu Berlin gestalten wir das Innovationsökosystem aktiv mit und entwickeln uns stetig weiter.
Für unser Team im Herzen Berlins suchen wir eine engagierte Verstärkung im Office Management und der Buchhaltung – mit Spaß an digitalen Tools und Offenheit für KI‑gestützte Prozesse.
Assistenz Buchhaltung & Office Manager:in (m/w/d), 30-35h/Woche, zunächst befristet auf 2 Jahre mit der Option auf Entfristung. Start: 01.04.2026
Deine Aufgaben
Office Management:
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs (Post, Materialbestellungen, Verträge, Dienstleister)
- Organisation und Weiterentwicklung administrativer Prozesse sowie Unterstützung beim Onboarding
- Verantwortung für Back‑ und Front‑Office inkl. Kommunikation mit internen und externen Partnern
- Organisation interner Schulungen und Mitwirkung im Arbeitsschutzteam
- Planung und Durchführung von Team‑ und Firmenevents
Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. IT)
Buchhaltung & Administration:
- Kontieren und Buchen der laufenden Finanzbuchhaltung inkl. Rechnungsprüfung (Bankbuchungen, Eingangs- & Ausgangsrechnung, Warenbestands- & Lieferscheinbuchungen)
- Zuarbeit für die Erstellung von Jahresabschlüssen nach HGB sowie internen Berichten
Inventurbegleitung und Buchung der Daten unserer Ladengeschäfte - Unterstützung beim Mahnwesen, Zahlungsverkehr und Kontenabstimmung
- Pflege von Stammdaten und digitalen Ablagestrukturen
Digitale Prozesse & KI‑Tools - Einsatz und Weiterentwicklung KI‑gestützter Tools zur Automatisierung administrativer Prozesse
- Mitwirkung bei der Automatisierung von Debitoren‑ & Kreditorenprozessen in SAP Business One
- Identifikation von Optimierungspotenzialen durch KI
Unterstützung bei neuen digitalen Workflows
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
- Mehrjährige Erfahrung im Rechnungswesen
- Gute steuerrechtliche Kenntnisse
- Erfahrung im öffentlichen Haushaltsrecht wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise SAP Business One
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und souveränes Auftreten
- Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse
- Hohe digitale Affinität, idealerweise Erfahrung mit KI‑Tools
Wir bieten
- Mitgestaltung des Berliner Innovations‑Ökosystems
- Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft
- Hierarchiefreie, respektvolle Teamkultur
- Kollegiales Umfeld mit viel Freiraum für eigene Ideen
- Weiterentwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Modernes Office in Berlin‑Mitte
Urban Sports M, kostenlose Getränke und Obst
Weitere Informationen
Bitte sende Lebenslauf, Gehaltsvorstellung, Stundenumfang und frühestmöglichen Starttermin mit Referenz „Office Management (m/w/d)“ an:
Jana Bolte
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.